Подготовка процесса
Начните с описания текущего процесса: кто создаёт заявку на командировку, кто её согласует, где хранятся билеты и как собирается авансовый отчёт. Если маршрут согласования живёт в почте и чатах, сначала зафиксируйте его на одном листе — так проще перенести всё в сервис для командировок.
Дальше определите обязательные поля заявки: цель поездки, даты, город, бюджет, основание, данные сотрудника. Отдельно проверьте, какие документы нужны для отчёта по служебной поездке. Чем яснее входные данные на старте, тем быстрее команда начнёт работать без ручных уточнений.
Настройка сервиса
На втором шаге заведите структуру в TripScan: роли сотрудников, руководителей и бухгалтерии, правила согласования и шаблоны заявок. Если у вас несколько типов поездок, разделите их по сценариям, чтобы управление командировками не смешивало разные требования и бюджеты в одном потоке.
Затем подключите подбор билетов и загрузку документов в одном интерфейсе. Важно, чтобы пользователь мог сразу отправить заявку, а согласующий — быстро увидеть маршрут, стоимость и основания. Это снижает число возвратов и ускоряет оформление без дополнительных писем и звонков.
Запуск за две недели
В первую неделю проведите настройку и тестирование на одном отделе или нескольких типовых поездках. Проверьте, как проходит заявка на командировку, сколько времени занимает согласование, как прикладываются билеты и что видит бухгалтерия при подготовке авансового отчёта. На этом этапе лучше исправить неудобные поля и лишние шаги.
Во вторую неделю переводите в сервис все новые служебные поездки и дайте сотрудникам короткую инструкцию: где создать заявку, как посмотреть статус, куда загрузить чеки и когда закрывать поездку. После запуска соберите обратную связь и зафиксируйте правила, чтобы TripScan стал единой точкой для всей цепочки командировки.
Итог
Материал относится к разделу «Инструкция». Как устроен сервис — на странице о каталоге. Общие вопросы разобраны в поддержке.